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商務禮儀之電子郵件篇

  • 上傳時間: 2013-01-10
  • 來源:
  • 閱讀次數:2053 次
  • 字體:

   現實環境中,我們在待人處事之間,常會根據對方的言行談吐、用字遣辭來衡量評估,并推敲其所要傳達給我們的訊息。相對地,自己也會因應不同的場合、對象來表現自己的意見與想法。

  在使用Email時,基本上也是如此,唯一的不同就是只能透過文字來傳達感受,我們無法看到對方的肢體語言、聲調、表情,因此在文字上的表達就更顯得重要。通常在撰寫寄發Email時,有以下幾點需要特別注意的:

  *.內容簡單明了

  大多數的人在看郵件時,都不太有耐心,而且也沒有太多的時間,所以所要表達的內容,盡量簡單扼要、條理分明,避免長篇大論。并善用郵件主旨(Subject),將主題于主旨內簡要說明,最好不要超過15個字,更易讓對方一目了然。

  *.語意清楚:

  寫信是一門藝術。所謂戲法人人會變,只是各有巧妙不同。無論如何,字句的段落分明、語意的清楚連貫,避免跳躍性的思考,以免對方產生誤解或摸不找頭緒。

  *.避免情緒化用詞:

  建議在情緒不好時不要寫信,此時的語意的表達上可能會較激烈,可能會對雙方關系造成傷害。建議等心情較平靜的時候,再來寫信,可能會比較好點。另外,因為每個人的背景不同,對于文字表達上的認知也會有所不同。所以在文字的使用上,可能需要小心斟酌。

  *.適當的引言:

  在信件往返之間,保留適當的引言,有助于提醒收信人上一次雙方談話的內容。但若引言太多太長的話,則可能會造成對方的困擾。

  *.記得署名:

  對不同的收信對象,可能會有不同的署名。但無論如何,在信件最后署名,以表示對對方的尊重。

  *.文法/錯別字檢查:

  在郵件寄出前,最好自己從頭到尾先檢查一遍。有沒有文法錯誤、語意不通或是錯別字的地方。尤其是寫給上司和客戶的郵件,更要特別注意。

  以上,是一般我們寫信時的大原則,另外還有Send To/Copy To/BCC等字段也是要特別注意!總之,Email也是給別人的第一印象,若表現的好,可以有加分的效果;若沒有把握好,可是會讓對方打折扣的喔!

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